Coopérative U : une première commission de sécurité 100 % dématérialisée

En bref, avec Deemply

• Envoyer au pompier référent, 15 jours avant la commission de sécurité, un lien vers un PDF cliquable reprenant l'ensemble du rapport, pour qu'il puisse préparer sa visite à distance.
• Suivre en séance, sur écran, les mêmes éléments dématérialisés que ceux consultés par le pompier, rubrique par rubrique.
• Faire signer l'ensemble des membres de la commission de sécurité directement sur tablette, en 100 % dématérialisé.
• Planifier les tâches récurrentes liées au registre de sécurité, au registre du bâtiment et au matériel (annuelles, biannuelles, triennales), avec relances automatiques des prestataires.
• Recevoir une notification dès qu'un prestataire signe son intervention terminée depuis son application mobile.

L'entreprise

Raphaël Gautreau est associé de deux magasins, à Secondigny et à Champdeniers, et intervient également en binôme sur la direction des achats non marchands de son réseau.

C'est dans ce cadre, en recherchant un logiciel de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) capable de couvrir à la fois la gestion du bâtiment, du matériel et les obligations légales liées aux registres de sécurité, que Deemply, alors positionné comme solution de registre de sécurité, a été identifié puis retenu à l'issue d'un cahier des charges comparant plusieurs sociétés.

Le challenge : passer d'un registre papier à une gestion 100 % digitale

Jusqu'à l'arrivée de Deemply, Raphaël Gautreau gérait son registre de sécurité au format papier. L'enjeu était double : d'une part trouver un outil couvrant à la fois le bâtiment, le matériel et les obligations réglementaires, d'autre part réussir la transition vers une commission de sécurité entièrement digitale, sans rupture avec les habitudes des pompiers préventionnistes.

La solution déployée

Une préparation à distance pour le pompier référent

Quinze jours avant la commission de sécurité, Raphaël Gautreau envoie à son pompier référent un lien généré par Deemply, qui donne accès à un PDF cliquable reprenant l'ensemble du rapport. Le pompier peut ainsi consulter en amont toutes les rubriques nécessaires à la préparation de sa visite.

Une commission suivie collectivement, à l'écran

Le jour de la commission, le pompier et les autres membres sont accueillis en salle de réunion, où un écran permet à tous de suivre le même PDF cliquable que celui envoyé quinze jours plus tôt. C'est le pompier qui mène les questions, rubrique par rubrique, selon sa méthode habituelle.

Pour cette première commission 100 % digitale, quelques documents papier avaient été conservés par précaution ; ils ne se sont finalement pas révélés nécessaires, le PDF s'étant montré fluide à l'usage, aussi bien pour Raphaël Gautreau que pour le pompier, qui a réservé un très bon accueil à la version digitale.

Une signature 100 % dématérialisée sur tablette

Après la partie administrative et le tour du magasin, les différents signataires se retrouvent en salle pour procéder aux signatures, effectuées directement dans Deemply sur tablette. Quelques jours plus tard, le rapport de la commission est reçu, et les nouvelles prescriptions sont intégrées dans Deemply afin de savoir précisément ce qui est attendu d'ici la prochaine commission.

Une personne référente au quotidien

Au quotidien, Raphaël Gautreau a fait le choix de désigner une personne référente sur la solution Deemply, une personne de la maintenance ou de l'administratif, suffisamment rigoureuse pour assurer le suivi des opérations et la relation avec les intervenants externes. Pour lui, c'est l'une des clés du succès avec l'outil.

Des tâches planifiées et des relances automatisées

Deemply permet d'intégrer des tâches planifiées, récurrentes tous les ans, deux ans ou trois ans, liées au registre de sécurité mais aussi au registre du bâtiment ou au matériel : nettoyage de toiture, entretien d'un compresseur, métrologie des balances. Les relances auprès des prestataires sont automatiques et leur parviennent par e-mail ; une fois leur intervention terminée, ils la signent directement depuis leur application mobile, ce qui déclenche une notification immédiate côté magasin.

Un suivi des anomalies, en interne comme en externe

Au-delà des tâches planifiées, les responsables de secteur peuvent signaler une anomalie, par exemple une fuite, avec une photo, directement dans Deemply. Ces anomalies sont ensuite regroupées lors d'une revue du logiciel, pour organiser les interventions du personnel de maintenance interne comme celles de prestataires externes (électricien, plombier), qui peuvent ainsi planifier une seule visite pour traiter plusieurs sujets non urgents.

Résultats : sérénité, économie de temps et meilleure organisation

Pour Raphaël Gautreau, la solution Deemply a rendu son quotidien plus serein : il sait que les tâches planifiées seront relancées automatiquement, sans avoir à rappeler les prestataires, et que chaque intervention terminée est bien enregistrée. L'outil a aussi permis de regrouper des tâches, aussi bien pour le personnel interne que pour les prestataires externes, avec un vrai gain en organisation du travail.