17/03/2025
Les risques liés à l’absence d’un carnet sanitaire en entreprise
Le carnet sanitaire en entreprise est un document indispensable. Découvrez avec les experts Deemply les risques encourus en cas d’absence de ce document.
Les risques liés à l’absence d’un carnet sanitaire en entreprise ne doivent pas être laissés de côté. Dans le contexte actuel où les préoccupations sanitaires ont une place prédominante dans la gestion des entreprises, il est indispensable de détenir un carnet sanitaire pour limiter les risques bactériologiques. Force est de constater que ce document est souvent méconnu ou négligé par de nombreuses structures alors qu’il constitue un élément essentiel de la politique de sécurité sanitaire pour tous les établissements qui doivent suivre les chaînes du froid, l’eau, ou encore l’air. L’absence du carnet sanitaire en entreprise va entraîner des conséquences graves sur différents plans.
Dans cet article, nous allons vous expliquer ce qu’est en détail un carnet sanitaire. Nous analyserons ensuite les risques encourus par les entreprises si elles ne le possèdent pas. Pour finir, nous mettrons en lumière les bénéfices d’un carnet sanitaire digitalisé avec tous les avantages qu’il va représenter pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un carnet sanitaire en entreprise ?
Définition et cadre réglementaire
Il est important de rappeler que le carnet sanitaire est un document obligatoire qui regroupe toutes les informations relatives à la surveillance et à la maintenance de l’ensemble des installations qui peuvent présenter des risques sanitaires. Le carnet sanitaire en entreprise est utilisé et obligatoire au sein des établissements qui reçoivent du public (ERP). C’est cet outil qui permet la traçabilité car il regroupe toutes les opérations de contrôles (les relevés), de maintenance et d’entretien.
La réglementation du carnet sanitaire en entreprise s’appuie sur plusieurs lois, décrets et arrêtés. Parmi ceux-ci, on retrouve l’arrêté du 1er février 2010 qui aborde la surveillance des légionelles dans les installations d’eau chaude sanitaire (douche, ballons d’eau chaude, bains à remous, etc.). Cette obligation concerne donc de nombreux établissements comme les piscines, les EHPAD, les hôpitaux, etc. Le Code de la santé publique, et plus précisément les articles L.1321-1, vont définir les règles pour les eaux destinées à la consommation. Pour les établissements de santé, c’est l’arrêté du 30 novembre 2005 qui va préciser les modalités supplémentaires à mettre en place pour la qualité de l’eau.
Pour résumer, nous pouvons définir le carnet sanitaire comme « un outil essentiel de la gestion des risques, permettant d’assurer la traçabilité des opérations de maintenance et de surveillance », si nous suivons la circulaire DGS/SD7A/SD5C-DHOS/E4 n° 2002-243 du 22 avril 2002.
Le contenu d’un carnet sanitaire
Pour que votre carnet sanitaire soit complet, il est indispensable que celui-ci comprenne plusieurs éléments essentiels :
- Le descriptif des installations, avec les plans des réseaux d’eau, les schémas de principe ou encore les caractéristiques techniques des équipements.
- Le programme de maintenance préventive, dans lequel nous allons retrouver le calendrier des interventions programmées et les procédures d’entretien.
- Les résultats des analyses microbiologiques et physico-chimiques, c’est ici que vous allez indiquer les analyses de légionelles, les mesures de températures ou encore le niveau de chlore.
- Le registre des interventions, il faudra consigner dans cette partie toutes les opérations de maintenances correctives et les modifications apportées aux installations.
- Les procédures de gestion des risques, ici, vous allez regrouper tous les protocoles d’intervention en cas de contamination et les mesures d’urgence.
- Les documents administratifs, on va retrouver par exemple : les attestations de conformité, les certifications des prestataires et les agréments sont compilés.
Comme l’ARS (Agence Régionale de Santé) le stipule dans son guide des bonnes pratiques que : « Le carnet sanitaire doit être régulièrement mis à jour et accessible aux autorités sanitaires lors des contrôles. Il constitue la mémoire des installations et permet d’assurer une continuité dans leur suivi ».
Les risques encourus en cas d’absence du carnet sanitaire en entreprise
Toutes les entreprises qui ne détiennent pas un carnet sanitaire ou qui ne le tiennent pas à jour, s’exposent à des risques multiples. Les conséquences peuvent être particulièrement graves si un problème sanitaire intervient. Nous pouvons classer en quatre grandes catégories les risques : sanitaires, juridiques, économiques et réputationnels.
Sans un suivi régulier des installations, le risque de prolifération des organismes pathogènes augmente significativement. La légionellose, qui est causée par la bactérie Legionella pneumophila, est l’une des principales menaces dans les réseaux d’eaux mal entretenus. Selon Santé Publique, en France, on recense environ 1 800 cas de légionelloses par an avec pour certains des décès suite à la contamination. Ce chiffre démontre l’importance d’avoir un carnet sanitaire à jour pour limiter les risques. Sans celui-ci, la détection précoce des contaminations est impossible.
Non-conformité réglementaire
L’absence du carnet sanitaire est une non-conformité réglementaire. En effet, selon l’article L.1324-3 du Code de la santé publique, le non-respect des dispositions relatives à la qualité de l’eau est passible d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende.
Pour les installations classées pour la protection de l’environnement (ICPE), comme les tours aéroréfrigérantes, les sanctions peuvent être plus lourdes. En effet, l’article L.173-1 du Code de l’environnement prévoit jusqu’à deux ans d’emprisonnement et 100 000 euros d’amende en cas de non-respect des prescriptions applicables.
Responsabilité en cas d’accident
Dans le cas où la contamination a entraîné des préjudices pour les usagers ou les salariés, l’absence du carnet sanitaire en entreprise va constituer un élément aggravant contre l’exploitant. La jurisprudence montre que les tribunaux considèrent réellement cette absence comme une négligence caractérisée. En effet, dans l’arrêt de la Cour d’appel de Lyon le 28 septembre 2013, les juges ont retenu la responsabilité d’un établissement thermal dans un cas de légionellose. Cette décision s’est appuyée sur « l’absence de traçabilité des opérations de maintenance et de contrôle, démontrant un défaut de surveillance caractérisé ».
Difficultés avec les assurances
Dans certaines compagnies d’assurance, il est possible de retrouver une clause d’exclusion de garantie en cas de sinistre si celles-ci constatent que l’entreprise n’a pas respecté ses obligations légales en matière de prévention des risques. L’absence du carnet sanitaire en entreprise peut être catégorisée comme une absence d’obligation, comme nous l’avons vu au-dessus.
Coûts directs en cas de contamination
Les interventions en cas de contamination s’avèrent de plus complexes et plus coûteuses que la gestion d’un carnet sanitaire en entreprise. Selon une étude de l’Institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) publiée en 2020, « le coût moyen d’une décontamination d’un réseau d’eau chaude sanitaire est multiplié par 2,5 lorsque l’établissement ne dispose pas d’un carnet sanitaire à jour permettant de cibler précisément les interventions ».
Ces coûts comprennent : les analyses microbiologiques d’urgence, les traitements de choc (avec la chloration et les chocs thermiques), la désinfection des réseaux, le remplacement éventuel d’équipements, les pertes d’exploitation liées à la fermeture temporaire.
Sanctions administratives et pénalités
Les amendes évoquées précédemment ne sont pas les seules sanctions possibles. En effet, les autorités sanitaires peuvent prononcer des mesures administratives contraignantes à savoir :
- Des mises en demeure.
- Une fermeture administrative temporaire ou définitive.
- Une suspension d’activité.
L’ARS peut également imposer des contrôles renforcés facturés à l’exploitant. Ces contrôles sont effectués si des manquements sont repérés dans l’établissement.
Impact sur la productivité
Si une contamination est constatée par exemple sur les réseaux d’eau, elle peut entraîner une interruption partielle ou totale de l’activité dans votre établissement. Cette fermeture de votre bâtiment va entraîner une baisse de votre productivité et de votre rentabilité.
Atteinte de l’image de l’entreprise
Avec l’ère numérique actuelle et les événements que nous avons vécus, une crise sanitaire peut rapidement entacher la réputation d’une entreprise. En effet, l’Institut National de la Consommation (INC) souligne que « 80% des consommateurs déclarent qu’ils éviteraient un établissement ayant été impliqué dans un scandale sanitaire, même après résolution du problème » (Baromètre de la confiance des consommateurs, 2022)
Une perte de confiance des partenaires
Les partenaires commerciaux, clients professionnels et fournisseurs peuvent également remettre en question leur collaboration avec une entreprise qui ne respecte pas ses obligations sanitaires fondamentales.
Les bénéfices d’un carnet sanitaire digital en entreprise et élimination des risques
Au-delà de la simple conformité réglementaire de l’établissement, la mise en place et la tenue du carnet sanitaire via un outil digital apportent de nombreux avantages aux responsables d’exploitation.
Planification automatique des contrôles
Un carnet sanitaire bien structuré permet d’établir un calendrier précis des contrôles préventifs à effectuer. Avec un outil comme celui proposé par Deemply, l’exploitant peut anticiper les besoins et s’assurer que tous les équipements sont en bon état de fonctionnement.
Détection précoce des anomalies
L’enregistrement systématique des contrôles et des résultats permet d’identifier très rapidement si un risque est présent. En effet, si une anomalie est présente, il est possible de limiter la prolifération de la bactérie et stopper les contaminations.
En contrôlant régulièrement les installations, vous éviterez des interventions correctives d’urgence qui sont souvent coûteuses et perturbatrices du bon fonctionnement du bâtiment.
Centralisation des informations
Le carnet sanitaire digital en entreprise centralise l’ensemble des données relatives aux installations dans un seul environnement. Cela évite aux responsables de l’exploitation d’avoir à rechercher les informations dans des piles de documents où les informations sont parfois effacées ou même perdues. Cette centralisation permet aussi de simplifier les échanges avec le personnel, car les informations peuvent être communiquées simplement. Cette transmission plus fluide permet d’apaiser les relations entre les membres du personnel.
Automatisation des alertes et rappels
Dans votre environnement Deemply, vous allez pouvoir mettre en place des rappels et des notifications qui vont vous permettre de savoir les contrôles qui doivent être effectués, ceux en retard et ceux à venir.
Cette automatisation permet de réduire les risques d’oubli et permet aux chefs d’exploitation de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur des missions administratives lourdes et redondantes.
Avec l’application mobile développée par notre équipe, vous allez pouvoir renseigner tous vos contrôles directement sur votre téléphone. Cette mobilité vous permettra d’ajouter l’ensemble des informations au moment du relevé. Grâce à l’application, vous n’oublierez plus les informations toutes seront automatiquement enregistrées dans votre environnement.
Dans votre environnement Deemply, vous allez pouvoir créer tous les comptes des utilisateurs qui vont intervenir dans votre carnet sanitaire. Pour chacun d’entre eux, vous allez pouvoir définir les droits et leur donner la possibilité d’effectuer ou non certaines actions. Vous pouvez par exemple faire le choix de donner la possibilité à certains de créer des relevés, à d’autres de renseigner les procédures, et à d’autres membres uniquement la possibilité de consulter certaines informations. Tout est personnalisable dans votre espace, ce qui vous permet de gérer vos carnets sanitaires selon les besoins de votre établissement
Dans votre espace, vous allez pouvoir gérer tous les carnets sanitaires de tous vos sites. Pour chacun d’entre eux, vous pourrez créer les comptes utilisateurs nécessaires. Si besoin, vous pouvez ouvrir tous les droits à tous les utilisateurs comme nous l’avons vu précédemment ou attribuer uniquement les droits à ceux qui doivent avoir accès aux informations.
La solution Deemply n’est pas uniquement un outil de gestion du carnet sanitaire. Dans votre espace, vous pouvez gérer 8 autres modules à savoir :
- Le registre de sécurité qui est dédié aux entreprises dans lesquelles des artisans/entreprises viennent vérifier des organes de sécurité tels que les extincteurs, les alarmes incendie ou encore les installations électriques. Ils peuvent aussi venir pour former le personnel. Lors de ces interventions, ils doivent signer le registre de sécurité pour apporter la preuve de leur passage.
- La gestion du bâtiment, qui permet de gérer les diverses problématiques des bâtiments comme une porte cassée, une ampoule grillée ou encore des toilettes bouchées. Il permet aussi de gérer les artisans et les entreprises qui sont sous contrats pour divers éléments : la gestion des espaces verts, l’entretien de la chaudière, etc. Dans un seul endroit, vous allez pouvoir centraliser l’information et assurer le suivi.
- Le registre d’accessibilité est quant à lui dédié aux établissements qui reçoivent du public et qui doivent mettre à la disposition des visiteurs, et plus particulièrement à ceux en situation de handicap, les moyens d’accès et les aménagements réalisés.
- Le permis de feu, qui est à utiliser dans les entreprises qui font intervenir des prestataires pour réaliser des travaux dans lesquels des points chauds vont avoir lieu. C’est le cas par exemple lorsqu’un chalumeau est utilisé ou encore une disqueuse.
- Le plan de prévention va être utile pour les entreprises qui ont des intervenants extérieurs pour réaliser des missions diverses comme des travaux, des entretiens, du ménage, etc. Dans ce document, elles vont pouvoir établir les règles à respecter entre les parties.
- Les entrées / sorties, le registre des visiteurs s’adresse à toutes les sociétés qui ont des visiteurs tels que des commerciaux, des artisans ou encore des entreprises dans leurs locaux. Pour elles, il est indispensable de savoir en temps réel combien de personnes extérieures sont présentes dans les bâtiments. Avec Deemply, elles peuvent le savoir en un clic.
- Les travaux, sont dédiés aux entreprises qui ont des projets d’aménagements ou de construction et qui doivent suivre les étapes de ceux-ci pour voir leur évolution.
- Le DUERP s’adresse à toutes les entreprises de France qui ont au moins un salarié. Elles vont pouvoir évaluer les risques des environnements de travail de leurs collaborateurs et si nécessaire l’adapter.
Pour conclure cet article, nous pouvons affirmer que le carnet sanitaire en entreprise représente bien plus qu’une simple obligation réglementaire. En effet, il constitue un véritable outil stratégique pour la gestion des installations présentant des risques sanitaires. Si celui-ci est absent ou mal tenu, il expose l’entreprise à des risques majeurs qui peuvent être évités si le carnet sanitaire en entreprise est bien tenu.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre carnet sanitaire en entreprise, ou sur un autre de nos modules, contactez notre équipe au 02 51 62 45 08. Vous pouvez aussi nous contacter ici ou découvrir notre démonstration.
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