L’iconique classeur rouge face à la révolution du registre digital

Le registre de sécurité a pour vocation de tracer l’ensemble des actions liées à la sécurité incendie. En cas de sinistre, c’est le premier document qui sera saisi par la justice et les assurances. Il doit centraliser chronologiquement :

1. Les contrôles techniques : Vérifications des installations électriques, gaz, ascenseurs, moyens de secours (extincteurs, RIA), désenfumage, etc.
2. La vie des bâtiments : Travaux d’aménagement, transformations, changements d’affectation des locaux, etc.
3. Les informations du personnel : Identité du responsable de la sécurité, dates des exercices d’évacuation, formation du personnel.
4. Les passages officiels : Visites de la commission de sécurité et les prescriptions émises.

C’est un point souvent sous-estimé, mais la responsabilité pénale du dirigeant peut être engagée. En cas d’incendie avec des blessés ou pire des décès, si le registre de sécurité est inexistant, incomplet ou perdu, la responsabilité du chef d’établissement ou du propriétaire est immédiatement engagée. Les sanctions peuvent aller de la fermeture administrative de l’établissement à de lourdes amendes, voire à des peines d’emprisonnement pour mise en danger de la vie d’autrui.

La rigueur de la tenue du registre de sécurité n’est donc pas négociable. C’est précisément pour cette raison que le format papier est devenu le maillon faible de la chaîne de la sécurité.

C’est le paradoxe ultime d’un registre de sécurité papier, c’est qu’il est censé prouver que vous avez tout fait pour éviter les incendies, mais si un incendie survient, le registre, souvent stocké sur place, va brûler avec le reste du bâtiment.

Sans ce document, alors comment prouver à votre assureur que vos installations étaient aux normes le jour du sinistre ? Avec le papier, la preuve disparaît avec le cahier rouge.

Pour un gestionnaire qui supervise un parc avec 50 bâtiments, le papier est un véritable cauchemar logistique. Pour vérifier que le « bâtiment A » a bien fait sa vérification, il faut se déplacer physiquement ou appeler le responsable de la sécurité pour qu’il aille vérifier. Cette absence de vision globale empêche un pilotage réel et vous subissez l’information au lieu de la maîtriser.

Le papier est un support inerte. Un registre papier ne vous enverra jamais une notification pour vous dire : « Attention, le contrôle quinquennal de votre matériel arrive à échéance dans 15 jours ». Le résultat ? Des oublis. Dans le domaine de la sécurité, un oubli signifie une non-conformité.

Quand on s’en rend compte, il est souvent trop tard. Soit un contrôle a lieu, soit l’accident est arrivé.

Soyons honnêtes sur l’état des registres papier : pages arrachées, ratures, rapports de bureaux de contrôle glissés en vrac dans la couverture, écritures illisibles…

Lors d’un audit, présenter un document en mauvais état envoie un signal négatif aux autorités de contrôle, cela suggère une gestion négligée de la sécurité. De plus, rien n’empêche une personne malveillante de retirer une page et vous mettre dans une situation délicate. Le papier n’offre donc aucune garantie d’intégrité.

Pour être légal, le registre de sécurité doit pouvoir être présenté « sur-le-champ » en cas de contrôle inopiné ou d’intervention des pompiers. Avec un registre digital, c’est le cas. Vous pouvez accéder à vos éléments partout, tout le temps et sur tous les supports.

Toutes les données sont sécurisées dans votre espace et conservées le temps nécessaire, dans un registre digital tel que celui proposé par Deemply.

C’est ici que repose la puissance d’un registre digital. Avec un outil comme celui proposé par Deemply, les données ajoutées sont horodatées. Toutes les actions sont tracées et vous savez qui a fait quoi et quand.

En vous connectant à votre solution, vous vous connectez à votre « Tour de contrôle ». Depuis votre bureau, vous visualisez sur votre tableau de bord l’état de conformité en temps réel de tout votre parc.

En personnalisant celui-ci avec un code couleur simple, vous pouvez identifier en un coup d’œil les vérifications en retard, celles à venir et celles qui sont conformes. Ce pilotage vous permet de vous concentrer sur les problèmes à résoudre et de ne pas perdre de temps à les chercher.

Le registre digital est intelligent. Une fois paramétré, il connaît la périodicité de vos équipements (annuelle, quinquennale, semestrielle, etc.). Le système vous notifie alors intelligemment pour vous rappeler les échéances et ainsi réaliser les actions nécessaires. Vous passez d’une gestion réactive où vous subissez les évènements à une gestion prédictive où vous maîtrisez les actions réalisées.

Fini la chasse aux rapports papiers. Avec un registre digital, le technicien en charge de l’intervention peut :

• Flasher un QR code à l’entrée de votre bâtiment et signer le registre de sécurité en autonomie.
• Déposer son rapport dans un extranet dédié.
• Signer le registre de sécurité sur votre application mobile.

Dès lors qu’une action est réalisée, une notification vous est instantanément envoyée pour vous permettre d’être informé de l’avancée de l’intervention.

Au-delà de l’aspect pratique, abandonner le papier s’inscrit dans une démarche écologique pour votre entreprise. Moins de papier, moins d’encre, mais surtout moins de déplacements physiques inutiles pour aller vérifier un document.

Vous pouvez programmer une démonstration personnalisée avec notre équipe et découvrir ainsi les neuf modules de l’écosystème : registre de sécurité, gestion du bâtiment, registre d’accessibilité, plan de prévention, permis de feu, entrées/sorties, DUERP, carnet sanitaire, formulaire.

Vous avez aussi la possibilité de créer un compte gratuitement* pour tester le registre de sécurité digital.

*Voir conditions dans les CGV.

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