20/01/2023
Simplifiez vos commissions de sécurité grâce à un registre dématérialisé
Dans cet article, nos experts Deemply vous expliquent comment vous allez simplifier vos commissions de sécurité grâce à notre registre de sécurité digital.
Préparer et gérer une commission de sécurité peuvent être un véritable défi. Entre la collecte des documents, la vérification des dispositifs techniques et la préparation des visites, les responsables de sécurité doivent jongler avec une multitude de tâches, souvent chronophages. La solution ? Passer à un registre de sécurité dématérialisé. Dans cet article, nous explorerons en détail comment Deemply transforme la gestion des commissions de sécurité, en simplifiant leur préparation et leur déroulement.
Les enjeux des commissions de sécurité
Le rôle de la commission de sécurité
Il est important de comprendre que les commissions de sécurité jouent un rôle crucial dans la prévention des risques liés à la sécurité incendie. Leur but est d’évaluer lors des visites de commission de sécurité si le niveau de sécurité des établissements recevant du public (ERP), ceux des IGH (Immeuble de Grande Hauteur) ou encore des ERT (Établissement Recevant des Travailleurs), est conforme au niveau attendu pour assurer la sécurité des personnes, des biens et de l’environnement.
Les principales missions des commissions de sécurité :
- Contrôler la conformité des installations. Lors des visites, les membres de la commission de sécurité vont tester de manière aléatoire les dispositifs de sécurité pour vérifier qu’ils sont bien en bon état de fonctionnement. Parmi les équipements qui peuvent être testés, nous retrouvons par exemple : les systèmes d’alarme, les dispositifs de désenfumage, les RIA ou encore les extincteurs.
- Vérifier la formation du personnel. Dans le cadre de la sécurité incendie, il est obligatoire de faire suivre au personnel diverses formations. Celles-ci doivent être consignées dans le registre de sécurité.
- Examiner la documentation liée aux installations et aux interventions des prestataires. Lors de la visite de la commission de sécurité, les rapports d’intervention des prestataires sont demandés pour vérifier que les vérifications du matériel ont été effectuées et que les observations potentielles ont été traitées.
- Rendre un avis favorable ou défavorable selon le niveau de sécurité de l’établissement. À l’issue de la visite, les membres de la commission de sécurité vont émettre un avis sur l’établissement qui sera le compte-rendu de l’état de sécurité du bâtiment. Ce document, qui vous est remis, s’appelle le PV (procès-verbal) de commission. Trois avis sont possibles : favorable, favorable avec des prescriptions et défavorable (dans cet avis, il y a obligatoirement des prescriptions). Les prescriptions, ce sont les dysfonctionnements qui ont été constatés lors de la visite et qui doivent obligatoirement être traités par l’exploitant ou le responsable de la sécurité. Si le niveau de sécurité n’est vraiment pas bon, il est même possible que la commission de sécurité décide de fermer l’établissement jusqu’à ce que le niveau de sécurité devienne satisfaisant.
Les impacts négatifs du registre de sécurité papier lors des commissions de sécurité
Les impacts négatifs du registre de sécurité papier lors des commissions de sécurité
La gestion traditionnelle des registres de sécurité, encore trop largement répandu, rend difficile les commissions de sécurité pour plusieurs raisons :
Dans le format papier, le registre de sécurité et les rapports techniques sont souvent stockés dans des lieux différents et parfois dans des lieux très éloignés ce qui complique leur collecte en cas de besoin urgent.
Les oublis lors des mises à jour, la perte des documents et les erreurs humaines sont fréquents. Ce facteur humain peut fausser les informations qui sont transmises aux membres de la commission de sécurité. Cela peut au final impacter la décision qui sera rendue et vous mettre en difficulté ensuite.
Si les informations ne sont pas disponibles ou faussées, il est difficile de vérifier qui a modifié ou signé le document. En cas d’incident, cela peut mettre en cause l’implication et la responsabilité du chef de l’établissement et avoir de lourdes conséquences par la suite.
Dans tous les cas, il est important de rappeler que tous les contrôles qui sont effectués des visites des commissions de sécurité, visent à vérifier que les dispositifs de prévention de lutte contre les incendies sont conformes. Pour gagner en sérénité lors de ces journées souvent stressantes, il est indispensable de passer à un registre de sécurité digitalisé comme celui proposé par Deemply.
La solution pour être acteur lors de la commission de sécurité : un registre de sécurité dématérialisé
En choisissant d’utiliser l’outil Deemply pour digitaliser votre registre de sécurité, vous allez éliminer toutes les contraintes liées au format papier. Les différentes fonctionnalités qui composent notre solution vont grandement faciliter votre quotidien. Voyons ensemble comment chaque élément a été pensé pour vous en tant que professionnel de la sécurité.
Centralisation et accessibilité des documents
En optant pour un registre de sécurité digital, vous allez pouvoir centraliser tous vos documents. Les rapports d’interventions, les attestations, les fiches de maintenance, etc., toutes les informations sont ainsi disponibles dans une seule plateforme.
Toutes les informations sont disponibles en temps réel. Dès lors que vous avez une connexion internet, vous avez la possibilité de consulter toutes les informations de votre site. Ordinateur, tablette ou smartphone, les trois équipements vous permettent d’accéder aux informations de vos sites.
Dès lors que des informations sont renseignées, elles sont enregistrées et stockées en sécurité ce qui élimine le risque de perte ou de destruction accidentelle. Imaginez qu’une inondation survienne dans vos bâtiments. Avec vos documents en papier tout votre historique. Avec Deemply, vos données seront toujours accessibles. La situation est identique en cas d’incendie ou de tout autre incident.
Planification automatique des obligations
L’un des principaux atouts de l’outil Deemply est qu’il vous offre la possibilité de planifier automatiquement divers éléments, par exemple :
- Les contrôles réglementaires comme les vérifications des installations techniques, les contrôles des équipements de sécurité, etc.
- Les interventions de vos prestataires, dès lors que vous avez rentré une périodicité dans vos interventions, dès que l’une d’entre elle est clôturée, automatiquement une autre programmée en tenant compte des informations précédemment renseignées.
- Les formations et recyclages obligatoires pour votre personnel. Toutes les formations sont automatiquement renseignées et programmées selon les précédents champs que vous avez indiqués.
Un suivi en temps réel des interventions
Vos prestataires peuvent, depuis un environnement qui leur est dédié, signer les interventions et le registre de sécurité directement sur site. Cette signature électronique permet aussi de signer à distance si nécessaire et de déposer le rapport très simplement en quelques clics. Grâce à cette simplification de la signature du registre de sécurité, vous allez pouvoir tirer plusieurs avantages :
- La traçabilité des actions réalisées est complète.
- Vous avez une visibilité immédiate des interventions en retard et vous pouvez relancer vos prestataires sans avoir à écrire un mail.
- Vous pouvez voir en instantané les observations qui sont émises par vos prestataires et ainsi réaliser les interventions nécessaires pour les résoudre.
Une gestion optimisée des formations du personnel
La sécurité ne repose pas uniquement sur les équipements, elle dépend aussi du facteur humain et donc des compétences du personnel. C’est pour cette raison que les formations sont indispensables et obligatoires en termes de sécurité incendie. Toutes ces formations doivent être indiquées dans le registre de sécurité. Une version digitale vous permettra de :
- Suivre et planifier toutes les formations.
- Stocker les attestations de formation et les différentes feuilles d’émargement.
- Générer en deux clics un passeport de prévention pour chaque employé.
La préparation des commissions de sécurité avec un registre dématérialisé
Comme nous vous l’avons expliqué précédemment, la préparation des commissions de sécurité est grandement simplifiée dès lors que vous utilisez un registre de sécurité digital.
L’accès partagé et la synthèse des informations
Avec l’outil Deemply, vous aurez la possibilité de partager la synthèse de votre site avec les membres de la commission de sécurité. Le fait d’envoyer en amont le PDF cliquable généré directement dans votre espace Deemply, vous permettra de réduire la durée de l’inspection. Car tous les membres pourront en amont consulter toutes les informations nécessaires.
Vous pourrez envoyer votre synthèse par mail et aussi si besoin présenter une version imprimée ou projeter le jour de la visite de la commission de sécurité.
Le suivi performant des prescriptions et des observations
Comme nous l’avons vu précédemment, les prescriptions émises par la commission de sécurité doivent impérativement être traitées. Avec une version dématérialisée, vous pourrez créer en deux clics les interventions nécessaires pour résoudre tous les problèmes identifiés. Vous pourrez ensuite suivre l’avancement des actions correctives en temps réel. Ce suivi digital vous permettra ensuite de présenter à la prochaine commission de sécurité, toutes les interventions qui ont été réalisées pour résoudre les prescriptions émises.
L’avis de nos clients
Comme nos utilisateurs le témoignent, la solution Deemply est un véritable partenaire au quotidien :
« Après maintenant plus d’un an d’utilisation et plusieurs commissions de sécurité l’outil est totalement adapté. Gain de temps pour les commissions de sécurité, outil apprécié des préventionnistes. L’équipe de registre sécurité.com à l’écoute des utilisateurs (clients). Une équipe présente et réactive pour répondre rapidement à nos questions. Je recommande. Produit made in France.
Merci à M, J, S et à toute l’équipe. »
Source avis Google
« Solution « 3.0 » dans son univers de la digitalisation des ERP Un aboutissement étonnant à très (très) large spectre ! Une équipe de passionnés au bout de cette appli « made in Vendée » Une évidence pour fluidifier les relations CLIENT-PRESTATAIRES, Une évidence pour mieux maîtriser la vie de son patrimoine (GMAO)
En résumé : une crédibilité avérée dans les relations avec les Préventionnistes (Commissions de sécurité) »
Source avis Google
Conclusion : Passez au registre de sécurité numérique Deemply dès aujourd’hui
L’adoption d’un registre de sécurité dématérialisé Deemply est bien plus qu’une simple modernisation. Cette démarche s’inscrit dans une globalité de :
- Simplifier la préparation et le suivi des commissions de sécurité.
- Réduire les tâches administratives et éliminer les erreurs humaines.
- Renforcer la conformité et assurer la sécurité des établissements.
Pour vous aussi rejoindre le mouvement de la digitalisation de vos registres de sécurité, contactez-nous au 02.51.62.45.08 ou par mail à commerce@deemply.com
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