Pourquoi s’intéresser au registre visiteur ? Enjeux et contexte

Techniquement, le registre des visiteurs, aussi appelé registre des entrées/sorties, n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Cependant, il est vivement recommandé dans de nombreux contextes, notamment pour les établissements recevant du public (ERP), les sites industriels ou les locaux à accès contrôlé.

Malgré l’absence d’obligation légale stricte, un registre visiteur bien tenu permet de renforcer la sécurité et d’augmenter la réactivité en cas d’incident, car les flux des personnes externes sont tracés.

En situation, si par exemple un incendie se déclare, il faut agir rapidement et évacuer tout le monde. Il est vital de savoir combien de visiteurs sont présents dans les locaux pour ne pas risquer la mort d’un individu. Avec un registre des visiteurs, vous avez tous les éléments pour agir rapidement et mettre tout le monde en sécurité.

Le registre visiteur papier reste largement utilisé mais il comporte des failles :

• Omission ou oublis : souvent le registre est introuvable et les visiteurs ne signent pas à leur arrivée ou à leur départ. Les pages sont mal tenues et les informations sont alors faussées ou manquantes.
• Mauvaises conditions de traçabilité : les dates ne sont pas forcément bonnes et les informations sont parfois illisibles.
• Pas de vision en temps réel : généralement, on sait qu’après coup qui est encore présent dans les locaux.
• Gestion manuelle lourde : les relances pour que les visiteurs signent leurs départs sont compliquées. Lors des audits, le registre visiteur est souvent non à jour.
• Risques en matière de confidentialité : tout le monde peut voir les informations des autres visiteurs enregistrés sur la même page ou dans le registre visiteur. Cela ne répond pas aux obligations en lien avec le RGPD.

Même si le registre visiteur n’est pas clairement imposé, dès lors que des données personnelles sont collectées, il est obligatoire de respecter le RGPD. Pour rappel, les données considérées comme personnelles sont par exemple : un nom, un prénom, une heure d’entrée, un motif de visite, etc.

Les principes de base RGPD à respecter sont les suivants :

• Minimisation : il est nécessaire de collecter que les données strictement nécessaires.
• Information : les visiteurs doivent être informés de la finalité de la collecte de leurs données.
• Durée de conservation : les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment, il faut donc prévoir la suppression régulière de celles-ci.
• Sécurisation et confidentialité : toutes les données doivent être sécurisées et stockées avec une protection accrue.

L’un des points forts de tout l’écosystème Deemply est sa simplicité d’utilisation. Le registre des visiteurs, comme l’ensemble des modules que nous proposons, est très simple à mettre en place. En quelques clics, vous pouvez paramétrer tous les éléments clés de votre registre, à savoir :

• La nature des visiteurs (client, prestataire, invité, fournisseur, etc.)
• Les motifs de visite
• Les zones et lieux concernés
• Les objets déposés
• Les consignes de sécurité à respecter

Grâce aux différentes catégories créées, vous adaptez le registre visiteur à vos besoins et aux spécificités de votre établissement.

Avec Deemply, vous bénéficiez de plusieurs options pour l’enregistrement de vos visiteurs :

• Sur l’écosystème web : cela permet d’enregistrer en amont les visiteurs dont vous connaissez la date des visites. Il est aussi possible d’enregistrer les visiteurs à « l’instant T » si vous avez un ordinateur à disposition.
• Via l’application mobile : cette option vous rend totalement mobile dans les enregistrements. Tous les détenteurs d’un compte Deemply dans votre entreprise peuvent ajouter très simplement les visiteurs via leur téléphone ou une tablette.
• Grâce au QR code affiché à l’entrée de votre établissement, qui permet aux visiteurs de s’enregistrer en totale autonomie via leur téléphone, sans avoir besoin de l’intervention d’un membre de votre équipe.

Cette flexibilité permet de s’adapter à toutes les situations et à toutes les organisations.

L’un des défis du registre visiteur est de s’assurer que les visiteurs ou les membres de votre personnel indiquent bien que le visiteur est sorti. Chez Deemply, on a intégré un système de relance automatique qui permet de rappeler au visiteur qu’il doit indiquer sa sortie. La relance est paramétrée en amont par vos soins et s’enclenche une fois le délai de visite dépassé.

Avec ces relances, vous vous assurez d’avoir un registre conforme et d’avoir en temps réel les bonnes informations.

Les informations en lien avec vos visiteurs sont accessibles en temps réel sur votre téléphone et sur votre écosystème web. Parmi les principales informations clés, retrouvez :

• La liste des visiteurs présents
• La liste des visiteurs à venir
• La liste des visiteurs en retard dans leur sortie
• La liste des visiteurs ayant quitté les locaux

Pour simplifier la lecture des informations, nous avons fait le choix d’établir un code couleur très clair qui vous permet en quelques secondes de comprendre le statut de votre visiteur.

Avec la vue en temps réel, vous êtes prêt à agir en cas d’incident.

Dans notre registre visiteur, les fonctionnalités respectent les obligations du RGPD :

• Les informations sont hébergées de manière sécurisée
• L’accès aux informations est limité aux comptes utilisateurs que vous créez
• Les données peuvent être supprimées très facilement en quelques clics

Avec Deemply, vous êtes en conformité simplement.