Registre des visiteurs digital : pourquoi adopter cette solution incontournable ?

L’importance du registre des visiteurs : obligations et enjeux pratiques

Que doit détenir un registre des visiteurs ?

Le registre des visiteurs aussi appelé « registre des entrées et sorties », n’est pas obligatoire mais est fortement recommandé pour plusieurs catégories d’établissements comme les établissements recevant du public (lien vers l’article : ERP : Vos obligations légales en matière de sécurité incendie) (ERP) et les établissements recevant des travailleurs (ERT).

Parmi ces catégories d’établissements, nous retrouvons, par exemple :

• Les entreprises qui accueillent des clients ou des partenaires.
• Les institutions publiques et privées qui reçoivent du public.
• Les bâtiments industriels et commerciaux dans lesquels des fournisseurs ou sous-traitants viennent.

Le cadre réglementaire : quelles sont les obligations légales ?

Dans le cas où vous décidez de mettre en place un registre des visiteurs pour simplifier la gestion des flux dans vos établissements, vous êtes automatiquement soumis à une obligation : respecter les normes RGPD. Vous devez donc vous référer au Règlement Général sur la Protection des Données publié en 2016 et mettre en place tous les moyens nécessaires pour protéger les données personnelles de vos visiteurs. Pour en savoir plus sur vos obligations liées au RGPD, vous pouvez consulter le site de la CNIL.

Les avantages de la digitalisation dans la gestion des entrées et sorties de vos visiteurs

Une gestion plus intuitive et plus efficace des informations

La digitalisation de votre registre des visiteurs va vous permettre d’automatiser toutes les tâches répétitives et d’éliminer les erreurs humaines qui peuvent porter préjudice à la sécurité de vos établissements. En complément avec la solution Deemply et son module « entrée / sortie », vos visiteurs vont gagner en autonomie car ils vont pouvoir s’enregistrer seuls via leurs téléphones et un QR code affiché à l’entrée de vos bâtiments. Cette fonctionnalité vous permettra de ne pas avoir besoin de confier cette tâche chronophage à un membre de votre personnel. De plus, vous pourrez depuis votre espace consulter en temps réel toutes les informations et les exporter si besoin.

Le renforcement de la sécurité et de la traçabilité

Depuis votre environnement numérique, vous allez pouvoir bénéficier de plusieurs fonctionnalités qui vont simplifier votre quotidien :

• Vous pourrez centraliser toutes vos données : Tous les enregistrements que vous allez faire seront stockés dans une base de données sécurisée ce qui vous permettra une consultation rapide en cas d’urgence.
• Des alertes en cas d’oubli sont automatiquement générées : Notre solution Deemply relance automatiquement tous vos visiteurs qui n’auraient pas indiqué leurs sorties. Cette relance vous permet d’avoir un registre visiteur à jour.

Le suivi en temps réel : Vous pouvez donner les accès aux membres de votre personnel pour qu’ils puissent accéder en quelques clics à la liste des personnes présentes.

Votre conformité réglementaire optimisée

Avec un outil digitalisé comme celui que nous vous proposons, vous allez pouvoir assurer votre conformité plus simplement, grâce par exemple à :

• La conservation des données simplifiée en suivant les recommandations de la CNIL.
• La mise en place des processus de consentement intuitif et explicite dans la collecte des informations personnelles.

La simplification des audits grâce à l’extraction des informations.

L’expérience est meilleure pour vos visiteurs et vos équipes

Avec la digitalisation de votre registre des visiteurs, vous allez simplifier l’expérience des visiteurs et réduire considérablement la charge administrative de vos équipes d’accueil. En effet, le gain de temps est optimal grâce à l’enregistrement rapide et en autonomie des visiteurs. Et, la coordination des services est meilleure car tous ont la possibilité d’accéder aux informations en temps réel.

Focus sur la solution Deemply : l’outil de gestion innovant et complet

Notre outil de dématérialisation des obligations réglementaires est composé de plusieurs modules à savoir : le registre de sécurité (lien vers le module), la gestion du bâtiment (lien vers le module), le plan de prévention (lien vers le module), le registre d’accessibilité (lien vers le module), le DUERP (lien vers le module), le permis de feu (lien vers le module), et le module des entrées / sorties (lien vers le module) qui est celui qui va vous permettre de gérer votre registre des visiteurs.

Les fonctionnalités clés du module « Entrée / sortie »

1. Enregistrement simplifié via un QR code
   Dès leur entrée dans vos établissements, vos visiteurs vont pouvoir scanner un QR code affiché dans votre bâtiment. Ce scan va leur permettre de renseigner leurs informations rapidement et ainsi s’enregistrer et signaler leur entrée.
2. Suivi des flux en temps réel
   Tous les membres de votre personnel à qui vous aurez donné accès pourront accéder en un clic à la liste des personnes présentes dans vos établissements. Cet accès individualisé permet à chacun de consulter ou exporter les informations si les droits sont ouverts à l’utilisateur.
3. Les rappels automatiques
   Grâce aux rappels automatiques, vos visiteurs reçoivent une notification en cas d’oubli d’enregistrer leur sortie. Ce suivi proactif garantit un registre constamment à jour, sans effort supplémentaire de votre part.

La tenue d’un registre des visiteurs est un élément essentiel pour garantir la sécurité et la traçabilité au sein des établissements. En optant pour une solution numérique comme celle que nous vous proposons, les entreprises et institutions bénéficient d’une gestion simplifiée, conforme et sécurisée. Cette transition vers la digitalisation est non seulement une avancée technologique, mais également un levier pour améliorer l’efficacité organisationnelle et répondre aux exigences légales.

Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée ou contactez-nous.