Pourquoi digitaliser votre registre de sécurité incendie et sa signature ?

Vous aussi vous souhaitez digitaliser la signature de votre registre de sécurité, mais vous interrogez sur la réglementation ? Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur le registre de sécurité puis de faire un focus sur la réglementation qui entoure le registre de sécurité digital et sa signature dématérialisée. Une fois que nous aurons posé le cadre réglementaire, nous vous expliquerons comment l’utilisation d’une solution telle que celle proposée par Deemply va vous simplifier le quotidien ainsi que celui de vos prestataires.

Le cadre réglementaire du registre de sécurité

Les obligations légales liées au registre de sécurité

Le registre de sécurité fait partie d’une obligation légale pour plusieurs types d’établissement. En effet, la Loi impose par divers textes la rédaction et la tenue d’un registre de sécurité. Les textes qui régissent cette obligation sont les suivants :

• Pour les ERP (Établissement Recevant du Public), les IGH (Immeuble de Grande Hauteur) et les bâtiments d’habitation, c’est le Code de la Construction et de l’Habitation qui obligent la détention du registre de sécurité. Pour vous référer à vos obligations si vous faites partie d’une de ces catégories, consulter l’article R143-44 (https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000043819037).
• Pour les ERT, c’est-à-dire les Établissements Recevant des Travailleurs, il est obligatoire de suivre le Code du Travail et son article L4711-5 (https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006903389).

Pour tous les types d’établissements cités précédemment, la mise en place du registre de sécurité incendie est indispensable pour :

• Suivre la maintenance de l’ensemble des installations de sécurité.
• Attester des actions préventives et correctives qui ont été réalisées.
• Justifier en cas de contrôle ou d’incident de la conformité des bâtiments.

Conséquences juridiques d’une mauvaise tenue du registre

Comme pour toutes les Lois françaises, le nom respect de celles-ci vous exposent à des sanctions. Si vous ne détenez pas un registre de sécurité, qu’il est non mis à jour ou alors non-conforme bien que vous soyez concernés par l’obligation réglementaire, vous risquez :

• D’être tenue légalement responsable en cas d’incident et donc vous encourez une peine pénale qui peut aller jusqu’à une peine d’emprisonnement.
• De voir votre établissement fermé instantanément jusqu’à la mise en conformité du registre de sécurité.

Face à ces conséquences qui peuvent s’avérer désastreuses pour un chef d’établissement ou un responsable de la sécurité, il est légitime de se demander si des solutions existent pour simplifier la tenue et la conformité du registre de sécurité. C’est ici qu’intervient le registre de sécurité digital et sa signature dématérialisée.

La digitalisation du registre de sécurité : un outil fiable et conforme

La légitimité du registre dématérialisé

La première question qui est souvent posée après la présentation de notre solution Deemply est : « Est-ce que c’est légal ? ». La réponse est oui ! En effet, en 2002, soit il y a plus de 20 ans, la Commission Centrale de la Sécurité a validé l’utilisation des registres de sécurité dématérialisés. Pour qu’ils soient valides, ils doivent répondre à certaines obligations qui sont communes aux registres de sécurité papier. À savoir :

• La conformité réglementaire aux différents textes de Loi selon le type d’établissement.
• L’accessibilité : le document doit être imprimable et consultable à tout moment.
• Ils doivent contenir une signature électronique pour certifier l’exactitude des informations qu’il contient.

La valeur juridique de la signature électronique

Conformément à la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000399095), un écrit électronique a la même valeur probante qu’un écrit papier. Cela signifie donc :

• Que la signature électronique permet une traçabilité lors de la rédaction et de la signature des documents.
• Qu’elle engage juridiquement l’exploitant ou le responsable de la sécurité en cas d’incident ou d’accident.

Des fonctionnalités unique pour simplifier la tenue de votre registre de sécurité

En choisissant de faire confiance à Deemply, vous allez simplifier votre quotidien. En effet, nos fonctionnalités innovantes vont vous permettre de :

• Signer électroniquement les interventions. Cette action peut être réalisée par vous ou vos prestataires et vous avez la possibilité de déposer les rapports.
• Gérer toutes les observations émises par vos prestataires. Vous pourrez pour cela les extraire en deux clics. Puis réaliser des demandes d’intervention pour résoudre tous les dysfonctionnements constatés et réaliser les travaux nécessaires.
•  Préparer sereinement les visites des commissions de sécurité. Vous pourrez télécharger la synthèse de vos bâtiments pour avoir une vision claire à l’instant T de l’état de vos installations ce qui vous permettra de mener les actions nécessaires si besoin. Cette synthèse étant un PDF cliquable, vous aurez aussi la possibilité de le transmettre en amont aux membres de la commission de sécurité.
• Suivre à l’issue de la commission de sécurité, toutes les prescriptions émises. Tout comme pour les observations, vous pourrez créer des interventions qui vous permettront par la suite de résoudre les problèmes constatés.
• Gérer et suivre toutes les formations obligatoires de vos salariés. Vous pourrez déposer toutes les attestations de formation et générer si besoin le passeport de prévention de vos collaborateurs.

Toutes ces fonctionnalités et toutes celles présentent dans la solution Deemply s’inscrivent dans une démarche globale qui permet une gestion centralisée des informations en temps réel. Elles permettent aussi de rendre accessibles toutes les données dès lors que l’on détient un accès et une connexion internet.