Document unique (DUERP) : Le guide complet pour commencer 2026 sereinement

Contrairement à une idée reçue parfois tenace, l’obligation de tenir un document unique ne dépend pas de la taille de l’entreprise ou de son secteur d’activité. Conformément au Code du travail, l’employeur doit réaliser et mettre à jour un document unique dès le premier salarié présent. Cela signifie que dès l’embauche du tout premier salarié (même à temps partiel ou en CDD), le document unique est obligatoire. Il peut être réalisé sous format papier ou via des tableurs, mais compliqué à gérer, ou être digital pour plus de simplicité.

Pour être conforme, votre document unique doit impérativement regrouper les informations suivantes :

1. L’identification des dangers : Qu’est-ce qui peut causer un dommage ? (Le bruit, les produits chimiques, le stress, la chute de hauteur, etc.).
2. L’analyse des risques : Dans quelles conditions les salariés sont-ils exposés à ces dangers ?
3. L’inventaire des mesures de prévention : Quelles sont les actions déjà mises en place et celles à venir ?

Nous souhaitons mettre en évidence que le document unique n’est pas un document figé. Il doit être « vivant ». En effet, un document créé en 2015 qui n’a jamais été rouvert jusqu’à aujourd’hui n’aura pas de valeur juridique en cas d’accident.

La réglementation est très stricte sur la temporalité. Le document unique doit être mis à jour :

• Au moins une fois par an (pour les entreprises de plus de 11 salariés, mais il est fortement recommandé pour toutes les tailles)
• Lorsque un aménagement important est fait et qu’il modifie les conditions de travail, la santé et la sécurité d’un ou plusieurs collaborateurs (nouvelle machine, restructuration, déménagement, nouvelles procédures, etc.)
• Si une information supplémentaire est disponible et qu’elle impacte l’évaluation d’un risque (exemple : l’apparition d’une nouvelle maladie professionnelle)

Attention : La mise à jour ne consiste pas à changer la date d’une couverture, on parle d’une réévaluation des cotations et d’une étude de l’avancement du plan d’action. 

• La responsabilité pénale et civile

En cas d’accident de travail, il est important de rappeler que le document unique sera le premier document qui sera demandé. Si le risque ayant causé l’accident n’y figure pas, ou si aucune action n’a été mise en place, ou si le document n’existe pas, alors l’employeur pourra être condamné.

• Les sanctions administratives

Si vous ne détenez pas de document unique ou s’il n’est pas à jour, sachez que vous vous exposez à des sanctions. Une amende de 5ème classe peut vous être imputée, soit 1 500€ d’amende par unité de travail ou par salarié concerné et 3 000€ en cas de récidive dans un délai d’un an.

• L’impact économique caché et négligé 

Le document unique qui est mal géré, c’est s’exposer à une sinistralité qui augmente. Si le taux d’accident de travail est élevé dans votre entreprise, alors forcément votre masse salariale est directement impactée. Investir dans un outil de gestion de document unique comme celui de Deemply, c’est piloter votre prévention simplement et donc limiter les frais liés aux accidents de travail en augmentant la productivité.

Cette obligation est la mesure phare, désormais toutes les versions successives du document unique doivent être conservées pendant une durée d’au moins 40 ans. L’objectif de cette mesure est de pouvoir assurer la traçabilité des expositions aux risques (plus particulièrement les risques chimiques) tout au long de la carrière d’un collaborateur.

• Le problème avec des tableaux Excel : Comment on stocke et on organise les fichiers sans les perdre ?
• La solution avec Deemply : L’archivage automatique et sécurisé des éléments dans l’outil garantit la conformité sans effort.

Faire un inventaire listé sur une page d’un tableur n’est plus possible, la loi exige un « après » :

Pour les entreprises de moins de 50 salariés : le DUERP doit obligatoirement déboucher sur une liste d’actions de prévention.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés : il faut un document plus complexe appelé le PAPRIPACT (Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d’Amélioration des Conditions de Travail).

Avec Deemply, vous pouvez générer ces documents simplement en deux clics et assurer facilement votre conformité contrairement aux tableurs et autres méthodes de suivi avec du papier.

Mettre à jour un document tableur complexe, avec des macros qui sautent, des lignes qui s’effacent et des versions qui se multiplient (V1, V1_final, V1_final_valide), c’est un cauchemar administratif, et c’est surtout une très grosse source d’erreurs et donc de multiplication des risques. Le temps passé à formater le fichier représente aussi du temps perdu sur le terrain, qui aurait pu servir à la prévention réelle.

La prévention est l’affaire de tous les acteurs d’une entreprise. Alors comment faire participer les managers sur le terrain quand le fichier est stocké sur un tableur et dans le serveur d’un RH ? C’est impossible… Résultat : le DUERP est déconnecté de la réalité du terrain et les accidents arrivent.

Un tableur ne vous envoie pas de rappel ou de notification quand une action est en retard. Il ne permet pas non plus d’assigner à un collaborateur la tâche et de le notifier. La raison principale des plans inachevés est simple : le suivi est impossible et les actions sont oubliées.