Cahier sanitaire digital : l’outil qui révolutionne la traçabilité

Un carnet sanitaire (aussi appelé « cahier sanitaire », « fichier sanitaire » ou « fichier technique et sanitaire ») est le document de suivi et de traçabilité des installations dont la maîtrise sanitaire est critique. Il regroupe toutes les opérations de contrôle, maintenance, surveillance et analyse autour d’équipements sensibles comme : les réseaux d’eau (eau chaude sanitaire, eau froide, boucles, distribution), les tours de refroidissement, les circuits de ventilation, les installations en contact avec des denrées alimentaires, chaînes du froid, etc.

Il a pour mission première d’assurer la traçabilité de l’exploitation. Il regroupe l’historique des installations, permet de documenter les actions menées, et d’attester de la conformité lors des contrôles. En cas d’incident c’est ce document qui sera demandé au responsable de l’exploitation.

Le cahier sanitaire est régi par plusieurs textes, à savoir :

• L’arrêté du 1er février 2010 qui impose la tenue d’un fichier technique et sanitaire pour les installations d’eau, notamment pour prévenir le risque de légionellose. Ce fichier doit contenir les schémas des réseaux, les relevés de température, les résultats d’analyses, les interventions, etc.

• La circulaire DGS/EA4 n°2010-448 qui rappelle que ce document est obligatoire pour les responsables d’installations sanitaires et techniques.

• Le Code de la santé publique (notamment l’article R1321-23) qui fait du carnet sanitaire un référentiel obligatoire pour chaque installation d’eau.

• En 2024, un nouvel arrêté relatif aux conditions sanitaires d’utilisation des eaux impropres à la consommation humaine renforce les exigences de surveillance, d’entretien et de réponse en cas de non-conformité.

Les contrôles sanitaires sont imposés pour assurer la sécurité des usagers, des patients ou encore des clients. En cas de non-gestion du cahier sanitaire, la prolifération de micro-organismes pathogènes, notamment des légionelles, expose à des contaminations sanitaires. Il est important de rappeler que la légionellose, maladie pulmonaire parfois grave, est l’un des risques les plus préoccupants dans les réseaux d’eau mal entretenus. Une intoxication alimentaire peut aussi avoir de très lourdes conséquences, c’est pour ces raisons qu’il est impératif de bien gérer les carnets sanitaires.

Plusieurs sanctions sont possibles :

• Le non-respect des obligations peut exposer à des sanctions pénales (amendes, voire peine d’emprisonnement) selon le Code de la santé publique.

• En cas de contrôle sanitaire (ARS), absence de document ou anomalies dans le cahier peuvent conduire à des mises en demeure, fermetures temporaires ou pénalités.

• Le dirigeant ou responsable de l’installation peut être tenu responsable en cas d’accident.

• Un incident sanitaire (épidémie, suspicion de contamination) peut entraîner une perte de confiance des usagers, clients ou partenaires.

• Des coûts importants peuvent intervenir suite à l’arrêt de l’exploitation, pour la remise aux normes ou pour la gestion de crise.

Pour résumer, ne pas disposer d’un cahier sanitaire bien tenu, c’est s’exposer à des risques majeurs tant sur le plan sanitaire que sur le plan légal et opérationnel.

Toutes les informations en lien avec votre cahier sanitaire sont regroupées dans notre outil intuitif et fonctionnel. Terminé les classeurs Excel compliqués et les feuilles perdues, maintenant tous les contrôles sont homogènes et centralisés.

Depuis son application mobile ou son ordinateur, l’utilisateur accède à son contrôle et ajoute les informations. Il est informé des champs obligatoires (que vous aurez paramétrés en amont) et renseigne les éléments simplement. Chaque action est horodatée ce qui vous permet d’avoir un historique complet des actions menées.

Avec Deemply vous ne pouvez plus manquer vos contrôles sanitaires. Vous avez la possibilité de paramétrer des alertes qui vous assurent de ne plus oublier vos interventions.