Automatisez la gestion de vos prestataires

Le registre de sécurité doit avant tout témoigner du suivi de la sécurité de l’établissement et garantir la traçabilité des informations. La planification des contrôles et la gestion des prestataires constituent une responsabilité majeure du gestionnaire de site et/ou du responsable de la sécurité.

Suivi et traçabilité des contrôles

Le suivi et la traçabilité des contrôles, diagnostics de sécurité et opérations de maintenance sont la raison d’être du registre de sécurité.

Le registre de sécurité doit être présenté lors des visites périodiques de contrôle ou des visites inopinées menées, notamment par les Commissions de sécurité (lien vers l’article : Simplifiez votre commission de sécurité grâce à un registre dématérialisé) ou en cas d’incident.

Outre les informations mentionnées à l’article R*123-51 du CCH, doivent être reportées dans le registre de sécurité :

• Les contrôles et vérifications des installations et équipements.
• Les dates des visites, et noms des prestataires.
• Les rapports de vérifications.
• Les observations qui en découlent.

En raison de sa nature, le registre de sécurité papier (lien vers l’article : Registre de sécurité papier vs. Registre de sécurité dématérialisé) présente à la fois de gros obstacles matériels et des contraintes de gestion importantes. Sous forme de support physique, le registre de sécurité nécessite :

• Des déplacements.
• Un suivi très rigoureux avec mises à jour constantes, sans automatisation des tâches.
• La gestion des prestataires et sous-traitants.
• La planification des visites de contrôles, des levées d’observations.

Registre de sécurité en ligne : Coordonnez vos prestataires

Les fonctionnalités d’un registre de sécurité en ligne (Lien vers la page du module registre de sécurité) permettent d’optimiser la planification et le suivi des actions en matière de sécurité.

La réponse à ces problématiques constitue le cœur-même de notre solution Deemply:

Gestion des prestataires :

• Répertoire des prestataires et intervenants sécurité.
• Affectation par registre.
• Gestion automatisée et strict respect des échéances.
• Interventions sanctionnées par signature électronique.
• Gestion des contrats prestataires.

Anticipation des interventions :

• Planification automatique des visites de contrôle et interventions sécurité.
• Notifications et relances automatiques et paramétrables pour les échéances et interventions à venir.
• Alertes pour les interventions sécurité en retard.

Synthèse des interventions :

• Possibilité d’annexer des documents à une intervention.
• Pilotage des observations et actions qui en découlent.
• Synthèse détaillée des interventions (export possible en pdf).

Les prestataires sont directement informés par e-mail d’une intervention planifiée, et peuvent déposer au terme de leur vérification ou intervention, le rapport concerné directement sur une plateforme dédiée. Les observations et prescriptions sont visualisées et peuvent être automatiquement traitées (demande d’intervention, levée en interne, ect.).

Par ailleurs, et parmi les nombreuses fonctionnalités, la solution vous permet d’importer en masse (Lien vers l’article : Registre de sécurité : Import de données en masse) toutes vos observations/prescriptions. Ainsi, notre solution Deemply vous permet de coordonner en toute sérénité les interventions de vos prestataires.

En vous permettant d’anticiper et de planifier avec rigueur votre maintenance sécurité, elle vous alloue une certaine indépendance, et vous affranchit des prestataires. Avec Deemply, vous ne dépendrez plus de vos prestataires pour la planification et la collecte de vos rapports.