Gestion du bâtiment et des interventions de maintenance
La déclaration et le suivi des maintenances n’ont jamais été aussi simples qu’avec notre module gestion du bâtiment. En effet, il vous permet d’utiliser un logiciel de maintenance simple et intuitif. En quelques clics depuis votre smartphone ou votre ordinateur, vous pouvez déclarer avec votre personnel l’ensemble des anomalies que vous constatez. La gestion des interventions est aussi simplifiée grâce aux différents boutons de relances disponibles. Grâce aux raccourcis présents, vous pouvez demander rapidement à vos prestataires d’agir pour effectuer les travaux nécessaires. Deemply va plus loin en vous permettant de gérer l’ensemble des contrats de vos prestataires.
- Déclaration instantanée des anomalies constatées
- Relation avec vos prestataires apaisée
- Gain de temps avec la synthèse
- Suivi des travaux simplifié
Simplifiez la gestion de vos travaux et gérez les diverses problématiques de vos bâtiments avec notre logiciel de maintenance.
Déclaration instantanée des anomalies constatées pour une gestion des interventions rapide
Dès lors qu’une problématique est constatée dans votre bâtiment comme une porte cassée, une ampoule grillée ou encore des toilettes bouchées, il est indispensable de déclarer le dysfonctionnement constaté pour assurer la sécurité de tous. Avec Deemply, en quelques clics vous pouvez faire remonter le problème pour agir rapidement.
Vous pouvez donner l’accès à tous vos collaborateurs pour qu’ils puissent déclarer depuis leurs smartphones tous les dysfonctionnements qu’ils constatent dans vos bâtiments. Par exemple, un matin, un de vos employés constate qu’une porte est cassée dans le hall. Il peut, depuis son téléphone et l’application Deemply, déclarer la porte cassée en ajoutant une photo s’il le souhaite. L’information est automatiquement prise en compte dans votre solution, vous allez pouvoir agir et demander à votre équipe technique ou à un de vos prestataires d’intervenir pour réparer le dysfonctionnement constaté.
Pour chacune des anomalies que vous déclarez, vous pouvez créer une intervention pour résoudre les problèmes constatés. Dans le détail de cette intervention de maintenance, vous allez pouvoir demander à un de vos collaborateurs ou à un de vos prestataires de réaliser les réparations nécessaires pour lever l’anomalie. Vous pouvez aussi gérer les interventions classiques, hors celles qui sont dédiées au registre de sécurité depuis le module de la gestion du bâtiment. Vous pouvez par exemple gérer les interventions qui sont liées à vos espaces verts ou encore à l’entretien de votre chaudière. Cette centralisation vous permet de piloter sereinement l’ensemble des interventions de vos bâtiments.
Un visuel impactant est le meilleur moyen pour savoir si une action est nécessaire ou non de votre part. Comme pour l’ensemble de votre environnement Deemply, vous retrouvez dans vos interventions un code couleur intuitif qui vous permet de connaître en un coup d’œil le statut de vos anomalies. Vous pourrez ainsi déterminer celles qui sont déclarées et qui nécessitent une action de votre part.
Relation avec vos prestataires apaisée grâce au module de gestion des travaux et interventions
Nous savons que les échanges avec vos prestataires peuvent parfois s’avérer compliqués. Des mails peuvent rester sans réponse alors que vous avez besoin d’une intervention urgente de la part de votre partenaire. Les demandes de devis et d’intervention sont aussi simplifiées grâce à des raccourcis que nous avons développés dans votre environnement Deemply.
Tous les lundis matin à 10h, une relance automatique est effectuée auprès de vos prestataires qui ont des actions en retard dans vos établissements. Cette relance s’effectue par mail, dans lequel ils sont informés des actions qu’ils ont en retard ou qui vont arriver sous 30 jours. Grâce à cette automatisation de la relance, vous ne perdez plus de temps à demander à vos prestataires d’intervenir ou de déposer leurs rapports.
Pour une intervention, vous pouvez avoir dans votre environnement Deemply plusieurs prestataires susceptibles d’intervenir. Pour choisir le bon et étudier les coûts que peuvent représenter les travaux, nous mettons à votre disposition la possibilité en un clic de réaliser des demandes de devis. Vos demandes peuvent concerner plusieurs prestataires pour la même intervention. En recevant les devis, vous pouvez ainsi comparer les prix et faire le choix du prestataire qui aura le meilleur rapport qualité / prix. Dès lors que vous avez validé un devis, une intervention sera automatiquement générée pour que les travaux soient réalisés.
Les demandes d’intervention par mail peuvent parfois être laissées sans réponse de la part de vos prestataires. Pour vous éviter des échanges fastidieux par mail ou par téléphone, vous pouvez directement depuis votre compte Deemply demander à votre prestataire d’intervenir. À l’aide d’un bouton, vous allez pouvoir lui signaler l’anomalie à traiter et la date maximum à laquelle les travaux doivent être effectués. De son côté, il pourra accepter votre demande, alors une intervention sera automatiquement créée. Ou bien refuser et dans ces cas-là, vous pourrez demander à un autre prestataire d’intervenir.
Gestion des interventions : un gain de temps avec la synthèse
Quand les informations sont nombreuses dans un établissement, nous savons qu’il est parfois difficile d’y voir clair et que certains éléments peuvent être mis de côté alors que cela ne devrait pas arriver. Pour éviter les oublis, nous mettons à votre disposition une synthèse de la gestion de vos bâtiments.
Dans votre espace Deemply, vous avez la possibilité de télécharger en deux clics votre synthèse de la gestion du bâtiment. Le document qui sera téléchargé est un PDF totalement cliquable, ce qui vous permettra d’accéder très simplement aux informations. Vous pourrez en un coup d’œil voir l’état de vos sites et si nécessaire réaliser rapidement des actions pour résoudre les anomalies présentes dans vos bâtiments.
Dans votre synthèse, vous allez pouvoir retrouver toutes les informations générales de votre établissement, avec par exemple les documents de votre site, les informations sur l’exploitant, etc. Vous pourrez aussi retrouver toutes les informations liées aux interventions classées par statuts. Les rapports de vos prestataires seront intégrés dans votre synthèse pour vous permettre de les consulter simplement, les contrats seront aussi présents ainsi que l’ensemble des anomalies déclarées. Lors de la génération de votre synthèse, vous aurez la possibilité de choisir les informations que vous souhaitez ou non intégrer dans votre synthèse pour ne pas être pollué par des informations qui ne seraient pas pertinentes pour vous.
Grâce à la synthèse de la gestion de vos bâtiments, vous pouvez partager très simplement les informations avec l’ensemble des acteurs de vos établissements. Vous pouvez par exemple transmettre une synthèse complète aux responsables et des synthèses plus succinctes à d’autres membres de vos équipes qui n’auraient pas besoin d’avoir accès à l’ensemble des éléments. La synthèse peut aussi vous permettre de transmettre les informations à des personnes qui ne disposent pas d’un accès à votre espace Deemply mais qui auraient besoin de consulter les informations pour diverses raisons.
Suivi des travaux et interventions simplifié
La gestion des travaux que ce soit pour des projets d’aménagements ou de construction peut rapidement s’avérer compliquée dans la gestion quotidienne. C’est pour simplifier votre quotidien et suivre étape par étape leurs évolutions que nous avons développé dans votre environnement Deemply la possibilité d’enregistrer vos travaux.
Pour vous aider dans le suivi de vos travaux et interventions de maintenance, nous mettons à votre disposition divers modèles qui vous permettent d’enregistrer toutes vos informations en lien avec vos travaux et ainsi enregistrer leur descriptif. Vous avez aussi la possibilité de créer vos propres modèles d’interventions. En utilisant la fonctionnalité des modèles, vous allez gagner beaucoup de temps dans la gestion de vos travaux.
Pour simplifier votre quotidien, nous vous donnons la possibilité de renseigner tous vos CERFA directement dans votre environnement Deemply. Une fois que vous aurez renseigné l’ensemble des éléments, vous pourrez les télécharger, et après les avoir signés, les transmettre aux administrations compétentes. Si vous remplissez plusieurs CERFA, vous pourrez télécharger l’ensemble des documents dans une seule synthèse. En regroupant vos CERFA, vous allez pouvoir simplifier le remplissage et le suivi de ces documents qui s’avèrent souvent fastidieux.
Depuis votre espace Deemply, vous avez accès à différents filtres qui vous permettent de connaître l’état d’avancement de vos travaux. Vous pouvez faire le choix d’afficher tous vos travaux, ceux qui sont en brouillon pour travailler sur leur descriptif, ceux qui sont en cours afin de consulter l’état d’avancement, ceux à venir et pour terminer ceux qui sont archivés pour rechercher des informations ou tout simplement consulter les éléments.
Simplicité
Efficacité
Sérénité
Disponibilité
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Toutes les réponses à vos questions sur la gestion du bâtiment et la gestion des interventions
La gestion du bâtiment est un module qui vous permet de gérer toutes vos interventions qui n’ont pas à être intégrées dans le registre de sécurité. Il vous permet aussi de gérer toutes les anomalies que vous constatez dans vos bâtiments et de demander à vos prestataires d’intervenir sans avoir à quitter votre environnement Deemply pour gagner du temps au quotidien.
Oui, vous pouvez créer autant d’utilisateurs que vous le souhaitez dans votre solution Deemply. En créant des comptes à vos équipes, vous leur donnez la possibilité de déclarer toutes les anomalies qu’elles constatent directement depuis leur smartphone ou depuis l’espace en ligne. Quand vous créez les comptes de vos utilisateurs, vous pouvez paramétrer à 100 % leurs droits, ce qui signifie que vous pouvez donner à un utilisateur uniquement la possibilité de déclarer les anomalies, puis à un autre tous les droits ce qui lui permettra la gestion de celles-ci, mais aussi la modification et la suppression si cela s’avère nécessaire. Tout votre environnement Deemply est 100% personnalisable, ce qui vous permet d’avoir un outil parfaitement adapté à vos besoins et à votre quotidien.
Oui, lors de la création de la liste de vos prestataires dans votre solution Deemply, vous avez la possibilité d’indiquer si celui-ci est interne à votre établissement. En cochant la case correspondante, vous pouvez créer l’ensemble des équipes techniques de vos bâtiments. Lorsque vous passerez au traitement de vos anomalies et que vous créez une intervention pour résoudre le problème constaté, vous pourrez sélectionner dans votre base de prestataires le membre de votre équipe qui doit intervenir. Dès lors que le paramétrage de votre solution est fait, vous pouvez gérer vos interventions quotidiennes avec des prestataires internes ou externes. Dans tous les cas, vos prestataires seront informés qu’ils doivent intervenir et pourront signer l’intervention depuis leur application ou leur espace dédié en toute autonomie.
Oui, dès que vous réalisez une demande auprès de vos prestataires, ils sont informés par mail qu’ils doivent réaliser une action. Cette notification est générée automatiquement pour les demandes de devis ou d’intervention et une relance est automatiquement envoyée s’ils ne répondent pas à votre demande. Depuis votre espace Deemply, vous avez aussi la possibilité de relancer votre prestataire via un bouton. En un clic, vous pouvez choisir qui sont les interlocuteurs de votre prestataire qui doivent recevoir la relance et l’envoyer sans avoir à quitter votre environnement ni écrire de mail.
Deemply, les fonctionnalités de base
Pour simplifier votre quotidien, notre équipe a développé différentes fonctionnalités qui vont vous permettre de gérer l’ensemble des obligations liées à vos établissements, votre personnel et vos visiteurs.
En un coup d’œil sur votre tableau de bord, vous allez pouvoir visualiser tous les indicateurs qui ont du sens dans votre quotidien dans la gestion de vos sites. Toutes les données affichées sont 100% personnalisables, ce qui vous permet de créer un environnement parfaitement adapté à vos besoins.
Dans votre calendrier interactif, vous pourrez visualiser tous les événements de vos sites. Vous pourrez aussi les déplacer et créer tous les éléments nécessaires en quelques clics sans avoir à naviguer dans les onglets de votre solution Deemply.
Vous pouvez créer autant de sites que nécessaire dans votre espace Deemply. Dans cette fonctionnalité, vous allez pouvoir télécharger les QR codes pour vos prestataires et vos sites, ainsi que toutes les synthèses disponibles.
En regroupant toutes les interventions dans cet espace, vous allez pouvoir les filtrer suivant le module concerné, le prestataire ou son statut. Le code couleur des filtres vous permettra de voir très facilement les interventions qui nécessitent une action de votre part.
Pour suivre intégralement l’ensemble de votre parc matériel, nous mettons à votre disposition une fonctionnalité dédiée. En enregistrant chacun de vos équipements, vous allez pouvoir piloter les interventions liées à chacun et ne louper aucun contrôle pour vos installations.
Pour vous permettre d’avoir des échanges plus sereins avec vos prestataires, nous vous permettons de les regrouper dans un seul et même environnement et de réaliser toutes vos demandes directement depuis votre espace Deemply sans avoir besoin de multiplier les échanges par mail ou par téléphone. Vous pourrez aussi gérer l’ensemble des contrats et paramétrer des alertes pour ne pas oublier les reconductions par exemple.
Toutes les activités de vos établissements peuvent être intégrées dans votre solution Deemply. Elles vont vous permettre de segmenter vos interventions et ainsi de filtrer les informations pour retrouver simplement les éléments.
Ne multipliez pas les supports pour échanger avec vos équipes. Directement dans votre environnement Deemply, vous pouvez créer des conversations avec vos collaborateurs. Ce lieu sécurisé vous permet d’avoir des discussions sur la sécurité de vos bâtiments avec les personnes utilisatrices de la solution.
Gérez votre bâtiment avec les autres modules Deemply
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